Wie Sie Hunderte Lebensläufe für eine Stelle sichten

Warum Lesen von oben nach unten scheitert

Wer viele Bewerbungen bekommt, öffnet meist den ersten Lebenslauf und fängt an zu lesen. Beim vierzigsten hat sich die Messlatte verschoben, beim hundertsten wird nur noch überflogen, und wer unten im Stapel liegt, wird schlechter gelesen als wer oben liegt.

Die Lösung ist nicht schnelleres Lesen. Sie besteht darin, die Entscheidung, wonach Sie suchen, von der Arbeit des Suchens zu trennen, und die schnelle Prüfung bei allen zu machen, bevor die gründliche bei wenigen folgt.

Die Methode Schritt für Schritt

1. 1

   Die Bewertungsmatrix schreiben, bevor Sie lesen

   Setzen Sie sich fünfzehn Minuten mit der Fachabteilung zusammen und einigen Sie sich auf drei bis fünf Muss-Kriterien: Dinge, ohne die die Person die Stelle nicht ausfüllen kann und die ein Lebenslauf belegen kann. „Fünf Jahre B2B-Vertrieb“ lässt sich prüfen. „Eigeninitiative“ nicht. Alles andere kommt auf die Liste der Kann-Kriterien.

   Ergänzen Sie die harten Filter: Arbeitserlaubnis, Standort oder Arbeitsmodell, geforderte Sprachen und, falls der Starttermin feststeht, die Kündigungsfrist. Schreiben Sie alles auf. Eine Matrix, die nur im Kopf existiert, verschiebt sich spätestens beim vierzigsten Lebenslauf.

2. 2

   Eine K.-o.-Runde über alle Lebensläufe

   Lesen Sie jeden Lebenslauf nur auf Muss-Kriterien und harte Filter. Noch nicht bewerten, keine Hobbys lesen. Sortieren Sie in drei Stapel: ja, vielleicht, nein.

   Rechnen Sie mit etwa dreißig Sekunden pro Lebenslauf. In diesem Tempo dauern 200 Lebensläufe unter zwei Stunden, und bei einer Stelle mit großer Resonanz scheiden die meisten Bewerbungen in dieser Runde aus.

   • Wenn Ihr Bewerbermanagementsystem es unterstützt, stellen Sie die harten Filter als K.-o.-Fragen ins Bewerbungsformular. Dann ist diese Runde beim nächsten Mal kürzer.
3. 3

   Die Verbliebenen anhand der Matrix bewerten

   Vergeben Sie für jedes Muss- und Kann-Kriterium eine einfache Note: 0 für keinen Beleg, 1 für einen teilweisen, 2 für einen klaren. Notieren Sie den Beleg neben der Note: die Station, das Projekt, die Zahl.

   Bewerten Sie Belege, nicht Schlagwörter. Ein Lebenslauf, der ein Tool in einer Kompetenzliste nennt, wiegt weniger als einer, der beschreibt, was die Person damit gebaut oder verkauft hat. Und wer für dieselbe Fähigkeit ein anderes Wort benutzt, hat sie trotzdem. Planen Sie zwei bis drei Minuten pro Lebenslauf ein.

4. 4

   Die Shortlist erstellen

   Sortieren Sie nach Punkten und lesen Sie dann die besten zehn noch einmal von oben nach unten. Wählen Sie fünf bis acht aus. Notieren Sie zu jeder Person eine Zeile, warum sie auf der Liste steht, und eine Lücke, der Sie nachgehen wollen.

   Aus diesen Lücken werden Ihre Fragen für das Telefoninterview: „In Ihrem Lebenslauf steht die Migration, aber nicht die Größe des Teams. Wer hat noch daran gearbeitet, und was war Ihr Teil?“

5. 5

   Den Prozess sauber abschließen

   Sagen Sie denjenigen ab, die es nicht in die Auswahl geschafft haben, am besten innerhalb einer Woche. Bewahren Sie Matrix und Notizen bei der Stelle auf, damit Sie jede Entscheidung später erklären können, auch wenn eine Absage nach dem AGG angefochten wird. Lebensläufe bewahren Sie nur so lange auf, wie es Ihre Datenschutzhinweise vorsehen.

So setzt sich die Zeit bei 200 Lebensläufen zusammen

Insgesamt etwa vier Stunden, der größte Teil davon in den beiden Runden:

• Bewertungsmatrix mit der Fachabteilung: 15 Minuten
• K.-o.-Runde, 200 Lebensläufe à etwa 30 Sekunden: etwa 1 Stunde 40 Minuten
• Bewertungsrunde, 40 Verbliebene à 2 bis 3 Minuten: etwa 1 Stunde 40 Minuten
• Shortlist und Notizen: 20 Minuten

Häufige Fehler

• Mit dem Lesen beginnen, bevor die Muss-Kriterien feststehen, und die Messlatte dann mitten im Stapel verschieben.
• Schlagwörter statt Belege abgleichen. Das bevorzugt Lebensläufe, die auf die Anzeige zugeschnitten sind, gegenüber Menschen, die die Arbeit gemacht haben.
• 200 Lebensläufe am Stück lesen. Das Urteilsvermögen lässt mit der Ermüdung nach. Machen Sie alle vierzig oder fünfzig eine Pause und lesen Sie danach die Matrix noch einmal.
• Name, Foto, Alter oder Familienstand in die Entscheidung einfließen lassen. Das ist unfair und kann nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) eine unzulässige Benachteiligung sein. In Deutschland liegt Lebensläufen oft ein Foto bei; blenden Sie solche Angaben in der K.-o.-Runde aus, wenn Sie können.
• Nur eine Punktzahl festhalten. Ohne eine Zeile Beleg kann niemand die Entscheidung später nachvollziehen, auch Sie nicht.

Die Arbeit in einem kleinen Team aufteilen

Bei zwei oder drei Personen legen Sie die Matrix gemeinsam fest. Dann sichtet jede Person dieselben zehn Lebensläufe, und Sie vergleichen. Wo Ihre Noten auseinandergehen, korrigieren Sie die Formulierung der Matrix, nicht einander. Danach teilen Sie den Stapel auf und verwenden dieselben Stapel und Noten, damit sich die Ergebnisse zusammenführen lassen.

Eine Person verantwortet die Stelle und gibt die Shortlist frei. So gibt es eine eindeutige Antwort, wenn die Fachabteilung nachfragt.

Häufige Fragen